Procédure d'achat et d'inventaire

ATTENTION
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Cette procédure part du principe qu'elle ne bloque pas les consultants, tout en étant stricte sur les budgets (compliance OCP).

Elle servira principalement à sécuriser les dépenses, garantir la conformité éthique et assurer la disponibilité des ressources pour les missions.

Volet 1 : Procédure d'achat (P2P)

2 flux peuvent êtres identifiées ci-dessous :

  • Les achats de structure
  • Les achats de prestations de services

Classification des achats

  • Projets : Sous-traitants, formateurs vacataires, partenariats académiques, frais de mission refacturables (vols, hôtels, restaurants).
  • Frais Généraux : EPI pour formations (casques, uniformes, etc.), fournitures de bureau, IT (matériels et licenses progiciels), services généraux (nettoyage, sécurité locaux).

Workflow Achat : Scénario d'un consultant senior ou chef de projet

Étape 1 : Expression du besoin (DA : Demande d'Achat)

  • Demandeur d'achat (DA) : Consultant ou chef de projet.
  • Action mise en vigueur et moyen déployé : Création d'une DA dans un ERP/Odoo ou directement sur une feuille de calque Excel.
À NOTER : Pour la sous-traitance
La DA doit inclure une Fiche de Mission précise (TJM, livrables, durée) pour éviter le requalification du contrat (délit de marchandage) ou une référence du projet si l'achat est lié à une mission (ex: expert externe) pour permettre la refacturation ou le suivi de marge.

Il se doit aussi de noter que le consultant fournit au préalable une Fiche de Dotation d'EPI attestant la remise des équipements respectifs par l'entreprise au collaborateur, soit au moment de la prise de poste soit lors de leur renouvellement.

Étape 2 : Validation Budgétaire et Technique

Le circuit de validation se justifie selon le besoin,

Pour les biens (Catégories B et C) : Mise en concurrence simple (3 devis) si montant > X MAD. Pour les experts (Catégorie A) : Validation basée sur la conformité HSE et performance du sous-traitant (assurances RC Pro, habilitations à jour) Circuit de validation : Manager Opérationnelle (technique) -> DAF (budget) -> DG (si montant stratégique)

Étape 3 : Émission d'un Bon de Commande

Émission d'un bon de commande avant le commencement de la prestation. Mention obligatoire des règles HSE de DOOC dans les CGA.

Étape 4 :

Biens : Bon de Livraison (BL) Services : Accusé de réception. C'est l'élément déclencheur de la facturation.

Étape 6 : Facturation

Action : Rapprochement [BC + Réception + Facture]. Paiement selon les délais négociés (ex: 30/60j) La facture doit comprendre l'ICA et l'IF de la société et y compris les éléments suivants de base :

Pour un bien facturé :

  • Date de facturation
  • Numéro de facture
  • Désignation du produit/service
  • Quantité ou prix unitaire
  • Montant HT, TTC et TVA

Volet 2 : Procédure d'inventaire (Gestion des actifs)

Périmètre de l'inventaire

  • Frais généraux section dans #Classification des achats
  • Stock "Sécurité" & Consommables : EPI (Casques, chaussures de sécurité, gilets fluo logotés DOOC), kits pédagogiques, fournitures.

    Matériel informatique

    Matériel de bureau

    EPI

Étiquetage

Tout matériel IT ou mobilier entrant doit recevoir une étiquette « numéro d'inventaire » en comptabilité, qui est par la suite enregistré au compte de l'actif immobilisé conformément au CGNC, comprenant les éléments suivants : Marque, Modèle, N° Série, Date Achat, Valeur, Utilisateur assigné.

Proposition de nomenclature des libellés : [FAMILLE] - [MARQUE] [MODELE] - [UTILISATEUR/REF]

Exemple d'un écran : ECRAN-0001 Exemple d'un ordinateur portable : PC-0001-WALIDKORCHI

Un seuil de signification devrait être définit symboliquement pour ne pas étiqueter le petit matériel (<500 MAD< \text{500 MAD}) comme pour les souris, câbles et calculatrices, ils doivent passer comme charges.

À NOTER
Il est préférable d'attester (comme justificatif de détention) en référencant le libellé pour usage personnel (consultant) ou dans le but est d'éviter la mise en rebut sans valeur ajoutée, il est possible que le personnel achète le matériel (ex: ordinateur portable) après que sa valeur comptable est nulle pour un prix très bas (600 MAD).

Biens trouvés sans étiquette : Matériel acheté mais non comptabilisé en immo (erreur d'imputation) ou ancien matériel. Il faut les régulariser et les étiqueter.

Étape 1 : Préparatifs

S'assurer que les acquisitions récentes (nouveaux écrans/ordinateurs) sont imputées correctement.

Étape 2 : Validation des données

Étape 3 : Inventaire physique

Étape 4 : Analayse des écarts et rapprochement

Benchmark entre le stock théorique (comptable) et le stock physique. Mise en rebut du matériel obsolète ou cassé (ex: casques périmés, PC HS) avec PV de destruction (important pour les normes HSE et environnementales).

Volet 3 : Télédéclaration

Toute la comptabilité est sous-traitée par JURILEX

Mensuel/Trimestriel

La télédéclaration se fait au niveau de :

  • Trimestriel : Acomptes provisionnels dont chaque acompte représente le 1/4 du montant de l'IS de N-1 « exercice de référence », selon l'article 170 du CGI
  • Mensuel : RAS sur les salaires sur SIMPL-IR + TVA sur SIMPL-TVA

Annuel

Période de clôture comptable :

  • Arrêt des mouvements et comptes + Consolidation
  • Liasse fiscale (déclaration du résultat)